La présente politique explique comment DB Digital, exploitant la marque Kodix, collecte, utilise et protège les données personnelles lorsqu'elle fournit le service DataHub.
1. Identité de l'éditeur
- DB Digital, SARL unipersonnelle au capital de 500 €
- RCS Le Puy-en-Velay 934 081 142
- SIRET : 934 081 142 00010
- N° de TVA intracommunautaire : FR59 934 081 142
- Siège social : 83 Rue du Calvaire, 43140 Saint-Victor-Malescours, France
- Gérant : Brian Denis
- Contact : [email protected]
2. Nos deux qualités : responsable de traitement et sous-traitant
DataHub traite deux catégories de données bien distinctes, et notre rôle au sens du RGPD n'est pas le même dans les deux cas.
| Catégorie de données | Notre qualité | Qui décide des finalités |
|---|---|---|
| Données du Client : utilisateurs de DataHub, leur identité et leurs coordonnées professionnelles, facturation, usage du Service, prospects | Responsable de traitement | DB Digital |
| Données traitées pour le compte du Client : ses acheteurs (nom, adresse de livraison, e-mail, téléphone), ses commandes, ses messages de service client, ses contacts et destinataires de newsletter | Sous-traitant au sens de l'article 28 du RGPD | Le Client (le marchand) |
Lorsqu'un marchand connecte sa boutique ou ses comptes de places de marché, les données de ses acheteurs lui appartiennent. Nous ne les traitons que sur ses instructions documentées, pour lui fournir DataHub, et jamais pour nos propres finalités. Les engagements correspondants figurent dans l'annexe « Accord de sous-traitance (DPA) » des Conditions générales de vente.
3. Données traitées
3.1 Données de compte
Nom, adresse e-mail, organisation et rôle, ainsi que les événements de sécurité du compte (connexions, échecs, verrouillages, double authentification, changements de mot de passe). Ces données sont gérées par notre service d'identification auth.kodix.fr.
3.2 Données e-commerce, traitées pour le compte du Client
- Produits, prix et stocks
- Commandes : montants, dates, statuts, lignes de commande
- Acheteurs : nom, adresse e-mail, adresse de livraison et de facturation, téléphone
- Ventes par canal : PrestaShop, Amazon, Cdiscount, ManoMano, réseau Mirakl et autres
3.3 Données issues d'Amazon
- Sources. L'API Selling Partner d'Amazon, après que le vendeur a autorisé DataHub par la procédure OAuth d'Amazon ; les messages acheteur-vendeur que le vendeur choisit de faire suivre vers une adresse DataHub, reçus par Amazon Web Services à Paris (eu-west-3) ; les commandes Amazon que la boutique du vendeur importe elle-même avec un connecteur comme Lengow ou ShoppingFeed.
- Ce que nous demandons à Amazon. Le nom de l'acheteur, son e-mail (une adresse relais anonymisée fournie par Amazon), son adresse de livraison et son téléphone ne sont demandés que pour les commandes que le vendeur expédie lui-même et qui ne sont pas encore expédiées, au moyen d'un jeton d'accès restreint (Restricted Data Token). Pour les autres commandes, nous ne recevons que la ville, la région, le code postal et le pays. Les commandes Amazon importées par la boutique du vendeur arrivent avec les informations que cette boutique détient.
- Usages. Permettre au vendeur d'expédier ses commandes, traiter son service client pour ces commandes, remplir ses obligations légales et fiscales, établir ses statistiques de vente.
- Jamais. Les données Amazon ne sont jamais vendues ni utilisées pour la publicité ou le profilage. Les acheteurs Amazon ne reçoivent jamais d'e-mail marketing : ils ne peuvent être ajoutés ni aux contacts, ni aux segments, ni aux séquences, ni aux campagnes. Leurs commandes ne sont transmises à aucune régie publicitaire, et aucune donnée Amazon ne sert à entraîner un modèle d'IA.
- Exports. Les exports ne contiennent pas les données personnelles des acheteurs Amazon : une commande Amazon y figure sans nom ni e-mail, et les exports de clients et de contacts n'incluent pas ces acheteurs.
- Accès. Seuls les utilisateurs du vendeur qui ont la permission « données acheteurs » voient ces données, et chaque consultation est journalisée.
- Fin de l'autorisation. Quand le vendeur retire son autorisation à DataHub ou supprime la connexion, la synchronisation s'arrête et les données reçues d'Amazon pour ce compte sont supprimées, en général sous 24 heures et au plus tard sous 30 jours.
3.4 Données de service client, traitées pour le compte du Client
Contenu des messages, identité et coordonnées de l'expéditeur, pièces jointes, reçus sur les canaux du marchand (e-mail, messageries des places de marché).
3.5 Données de contacts et de newsletter, traitées pour le compte du Client
Coordonnées des contacts collectés par le marchand, consentements, désabonnements et statistiques d'envoi (remises, ouvertures, clics). Les désabonnements sont respectés à l'échelle de l'organisation du marchand.
3.6 Données Google (via OAuth 2.0)
DataHub n'accède aux données Google qu'après l'autorisation explicite du marchand, par le protocole OAuth 2.0, et seulement pour les services qu'il autorise :
- Google Analytics : trafic, pages vues, sessions, sources d'acquisition, conversions e-commerce
- Google Ads : campagnes, impressions, clics, coûts, conversions, mots-clés, ROAS
- Google Search Console : requêtes, impressions, clics, positions moyennes, pages indexées
L'utilisation par DataHub des informations reçues des API Google est conforme à la Politique de données utilisateur des services API de Google, y compris les exigences d'utilisation limitée (Limited Use requirements). Nous nous engageons à :
- ne pas vendre les données Google à des tiers ;
- ne pas les utiliser à des fins publicitaires ;
- ne pas les transférer à des outils d'IA sans lien avec les fonctionnalités du Service ;
- limiter leur accès aux seules fonctionnalités décrites dans le Service ;
- ne rien modifier dans les comptes Google sans une action du marchand dans DataHub : Analytics et Search Console sont lus sans être modifiés, et les campagnes Google Ads ou les étiquettes de produits Merchant Center ne changent que lorsque le marchand le demande ;
- les supprimer sur simple demande ou à la révocation de l'accès.
3.7 Données techniques
Adresse IP, navigateur, pages consultées, journaux de connexion et d'activité. Les données personnelles sont masquées dans les journaux de l'application avant leur écriture.
3.8 Données de paiement
Les données de carte bancaire sont traitées par notre prestataire de paiement et ne sont jamais stockées sur nos serveurs.
4. Intelligence artificielle
DataHub utilise un modèle de langage, Claude, fourni par Anthropic (États-Unis), pour trois fonctions :
- le classement par catégorie des messages qui arrivent au service client (livraison, retour, facturation, garantie, etc.) ;
- le chatbot qu'un marchand peut ajouter à sa boutique, qui répond aux visiteurs sur le catalogue et sur le suivi des commandes passées sur la boutique elle-même ;
- la recherche en langage naturel, qui transforme une phrase tapée par le marchand en filtres de recherche.
Avant tout envoi à Anthropic, les noms, adresses e-mail, numéros de téléphone, adresses postales, numéros de commande, numéros de suivi, adresses web et coordonnées bancaires (IBAN) sont remplacés par des repères neutres. Si le masquage échoue, rien n'est envoyé. Le modèle ne renvoie qu'une catégorie, une réponse ou un filtre, et les vraies valeurs sont rétablies de notre côté. Le masquage reconnaît les formats usuels et les données déjà connues de DataHub : un nom ou un numéro qu'il ne connaît pas, tapé librement par un visiteur du chatbot ou dans une recherche, peut lui échapper. Les commandes passées sur une place de marché, Amazon compris, sont exclues du chatbot.
Aucune donnée ne sert à entraîner ou à ajuster un modèle : nous n'en entraînons aucun, et Anthropic n'utilise pas les données reçues par son API pour entraîner ses modèles sans autorisation expresse, que DataHub ne lui a pas donnée. Ces échanges relèvent des conditions commerciales d'Anthropic, qui comprennent son accord de sous-traitance (DPA). Anthropic supprime les textes reçus et les réponses produites dans les 30 jours ; il ne les conserve plus longtemps, jusqu'à deux ans, que s'ils sont signalés par ses systèmes de sécurité ou si la loi l'exige.
Les catégories du service client sont attribuées automatiquement et peuvent être fausses : elles sont signalées comme venant de l'IA, et les agents peuvent les modifier. L'IA ne rédige aucune réponse aux tickets.
Par le serveur MCP, un marchand peut brancher son propre assistant IA sur DataHub. Cet assistant ne reçoit que des statistiques agrégées du marchand (ventes, produits, canaux, répartition par pays ou par département), jamais de fiche d'acheteur. Le marchand choisit cet assistant et répond de son usage.
5. Finalités et bases légales
| Finalité | Base légale |
|---|---|
| Fournir DataHub au marchand : synchronisation, commandes, service client, rapports, tableaux de bord, alertes | Exécution du contrat avec le marchand (art. 6.1.b RGPD) ; pour les données des acheteurs, les instructions du marchand au titre de l'article 28 |
| Gestion des comptes, sécurité, prévention de la fraude, amélioration du Service à partir de mesures d'usage anonymisées | Exécution du contrat ; intérêt légitime (art. 6.1.f RGPD) |
| Connexion aux services Google, communications marketing adressées aux marchands | Consentement (art. 6.1.a RGPD) |
| Facturation et conservation légale | Obligation légale (art. 6.1.c RGPD) |
6. Destinataires et sous-traitants ultérieurs
Nous ne vendons jamais de données. Nous ne les partageons qu'avec les sous-traitants suivants, pour la finalité indiquée.
| Destinataire | Rôle | Données | Localisation |
|---|---|---|---|
| OVHcloud (OVH SAS) | Hébergement des serveurs, des bases de données et des fichiers | Toutes les données | France |
| Amazon Web Services (SES, S3) | Réception des e-mails du service client et envoi des réponses aux acheteurs | E-mails reçus, supprimés chez AWS dès que DataHub les a enregistrés ; réponses envoyées | Région eu-west-3 (Paris) |
| Cloudflare | Proxy et protection du trafic : pare-feu applicatif, protection contre les attaques ; les connexions chiffrées (TLS) sont terminées sur son réseau | Tout le trafic web, en transit | Réseau mondial ; Cloudflare, Inc. est une société américaine |
| Anthropic | Modèle de langage Claude, pour les fonctions décrites à la section 4 | Textes débarrassés des données personnelles | États-Unis |
| Mailgun (Sinch) | Envoi des newsletters et des e-mails de relance des marchands | Destinataires choisis par le marchand, jamais des acheteurs Amazon | Union européenne (région EU) |
| Slack | Alertes d'exploitation adressées à notre équipe | Informations techniques, sans données personnelles | États-Unis |
| Services que le marchand connecte (Analytics, Ads, Search Console) et remontée des conversions publicitaires de sa propre boutique | Données Google du marchand ; conversions des commandes de sa boutique, jamais des commandes Amazon | États-Unis | |
| auth.kodix.fr (DB Digital) | Authentification, gestion des comptes et des abonnements | Données de compte | France |
| Les plateformes que le marchand connecte : boutique PrestaShop, Amazon, Cdiscount, ManoMano, réseau Mirakl, transporteurs | Synchronisation, sur l'instruction du marchand | Données nécessaires à chaque plateforme | Selon la plateforme |
| Les autorités compétentes | En cas d'obligation légale uniquement | Selon l'obligation | France et UE |
Les tickets de service client des acheteurs Amazon ne peuvent être transférés pour avis qu'à des boîtes e-mail internes à l'entreprise du marchand. Tout nouveau sous-traitant ultérieur est annoncé à l'avance aux marchands, avec un droit d'opposition, selon l'annexe DPA des Conditions générales de vente.
7. Transferts hors de l'Union européenne
Les serveurs de DataHub, ses bases de données et ses sauvegardes sont en France : chez OVHcloud pour le site principal, et sur un second site exploité par DB Digital pour les sauvegardes et la reprise d'activité.
Cloudflare, Anthropic, Slack et Google peuvent traiter des données hors de l'Union européenne, notamment aux États-Unis. Cloudflare, Slack (par Salesforce) et Google sont certifiés au cadre de protection des données UE-États-Unis (Data Privacy Framework), que la Commission européenne a reconnu adéquat le 10 juillet 2023 ; leurs accords de sous-traitance prévoient en outre les clauses contractuelles types de la Commission. Anthropic n'y est pas certifié : les transferts vers Anthropic reposent sur les clauses contractuelles types de son accord de sous-traitance. Les textes envoyés à Anthropic sont masqués et ne contiennent pas de données personnelles. Les données personnelles des acheteurs Amazon ne sont envoyées ni à Anthropic, ni à Slack, ni à Google ; elles ne font que transiter par le réseau de Cloudflare.
8. Sécurité
- Connexions chiffrées : HTTPS avec TLS 1.2 minimum ; pare-feu applicatif (WAF), avec les règles OWASP et une limitation de débit, devant le site et l'application.
- Comptes : mots de passe d'au moins 12 caractères mêlant majuscules, minuscules, chiffres et caractères spéciaux, différents des 10 précédents et à renouveler tous les 90 jours ; compte verrouillé 15 minutes après 5 échecs ; double authentification obligatoire.
- Moindre privilège : permission « données acheteurs », données masquées par défaut, journal de chaque consultation des données des acheteurs et de chaque export.
- Isolation des données de chaque organisation.
- Chiffrement en base des jetons et clés d'accès aux boutiques, aux places de marché et aux services Google.
- Journaux : données personnelles masquées dans les journaux de l'application ; journal des connexions conservé 12 mois.
- Sauvegardes quotidiennes et réplique de la base sur un site de secours.
9. Durée de conservation
| Données | Durée de conservation |
|---|---|
| Données de compte | Durée de l'abonnement + 3 ans |
| Données e-commerce (commandes, produits) | Durée de l'abonnement + 30 jours |
| Données personnelles des acheteurs Amazon (nom, e-mail relais, adresse, téléphone, messages) | Règle : suppression au plus tard 30 jours après l'expédition de la commande, sauvegardes comprises. Cette suppression automatique est en cours de mise en place. D'ici là, ces données sont conservées pendant la durée de l'abonnement, et dans nos sauvegardes jusqu'à leur rotation, avec les protections décrites à la section 8. Exception : les factures, conservées au titre des obligations comptables et fiscales du marchand. |
| Données Amazon d'un compte dont le vendeur retire l'autorisation ou supprime la connexion | Supprimées sous 30 jours, en général sous 24 heures |
| Données personnelles des acheteurs des autres canaux | Durée de l'abonnement + 30 jours, sauf durée plus courte imposée par la politique de l'opérateur |
| Messages et pièces jointes du service client | Durée de l'abonnement + 30 jours ; pour les acheteurs Amazon, comme leurs autres données personnelles |
| Conversations du chatbot | 12 mois après le dernier message |
| Données Google (Analytics, Ads, Search Console) | Durée de la connexion, supprimées sous 30 jours après révocation |
| Données de facturation | 10 ans (obligation légale) |
| Journaux de sécurité (connexions, consultations des données des acheteurs, exports) | 12 mois |
| Données de prospects | 3 ans après le dernier contact |
10. Vos droits
Conformément au RGPD, vous disposez des droits d'accès, de rectification, d'effacement, de portabilité, d'opposition et de limitation, ainsi que du droit de retirer votre consentement à tout moment (notamment pour l'accès Google). Pour les exercer, écrivez à [email protected]. Vous pouvez aussi introduire une réclamation auprès de la CNIL : www.cnil.fr.
Acheteurs d'un marchand : si vous avez acheté chez un marchand qui utilise DataHub, ce marchand est responsable du traitement de vos données de commande et de service client : adressez-lui votre demande. Si vous nous écrivez, nous transmettons votre demande au marchand concerné et l'aidons à y répondre, y compris en supprimant vos données de DataHub à sa demande.
10.1 Révocation de l'accès Google
Vous pouvez révoquer l'accès de DataHub à vos données Google à tout moment, depuis les paramètres de votre compte DataHub ou depuis votre compte Google : myaccount.google.com/permissions. Vos données Google stockées dans DataHub sont alors supprimées sous 30 jours.
11. Cookies et mesure d'audience
DataHub n'utilise aucun cookie publicitaire et aucun traceur d'une régie tierce. La mesure d'audience est réalisée avec Matomo, auto-hébergé sur notre propre infrastructure en France, selon deux régimes :
- Par défaut, sans cookie et sans consentement : la mesure reste anonyme. Aucun cookie n'est déposé et l'adresse IP est tronquée avant enregistrement. Ce régime relève de la mesure d'audience exemptée de consentement au sens des lignes directrices de la CNIL : finalité limitée à nos seules statistiques de fréquentation, aucun recoupement avec un autre traitement, aucune transmission à un tiers et aucun suivi entre sites.
- Après votre acceptation : un cookie de mesure d'une durée maximale de 13 mois est déposé, afin de reconnaître les visites répétées et d'affiner les statistiques. Ce dépôt est soumis à votre consentement, recueilli lors de votre première visite et modifiable à tout moment via le lien « Gérer les cookies » en pied de page.
Cookies strictement nécessaires : le Service dépose par ailleurs les cookies indispensables à l'authentification, au maintien de session et à la mémorisation de vos réglages d'affichage. Ils sont exemptés de consentement.
Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment, ainsi que gérer ou supprimer les cookies déjà déposés depuis les paramètres de votre navigateur.
12. Modifications de cette politique
Nous pouvons mettre à jour cette politique de confidentialité. En cas de modification substantielle, les marchands en sont informés par e-mail ou par une notification dans le Service.
13. Contact
Pour toute question relative à cette politique ou à la protection de vos données :
- Par e-mail : [email protected]
- Via notre formulaire de contact : kodix.fr/contact
Autorité de contrôle : Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés (CNIL), www.cnil.fr